Exchange Server Dağıtım Grupları için Otomatik Yanıt Mesajı – Auto-reply for a distribution group

Exchange Server üzerinde dağıtım grupları çok sık kullanılmaktadır. Genel olarak muhasebe, info, iletişim ve benzeri aslında arka planda başka kişilerin olduğu ancak görevi kişiselleştirmeden tüzel kişi olarak devam ettirmemiz gereken konularda kullandığımız mail adresleridir. Ancak yine bu mail adresleri genelde müşteri, tedarikçi veya pek çok kişiye dokunduğu için memnuniyet açısından önemlidir. Pek çok şirket grup mail adreslerine gönderilen mailler için bir otomatik cevap isterler. Aslında bunu yeni yapacak olanlar daha çok shared mailbox kullanırlar çünkü bu durumda otomatik yanıt çok daha kolay olmaktadır. Ancak hali hazırda bir dağıtım grubunuz var ve bu gruba gönderilen mesajlarda otomatik bir yanıt dönmek istiyorsanız ne yazık ki işiniz biraz uzun.

Öncelikle bu bir dağıtım grubu olduğu için ne yazık ki outlook’ a bir profil bağlayıp OOF mesajı tanımlayamıyoruz. Tabiki aklınıza şu gelebilir, bu gruba bir kullanıcı eklenip ona OOF mesajı tanımlarız noktasında bir çözüm üretebilirsiniz. Ancak gruba gelen her mail bu kullanıcıya da gelecek ve posta kutusunun dolmaması gerekli, aksi halde bu durumda NDR dönmeye başlayacaktır. Ya da dağıtım grubu için -SendOofMessageToOriginatorEnabled parametresini true olarak değiştirmeniz durumunda ise grup üyelerinden birindeki OOF otomatik kullanılır. Sorun ise grup üyelerinden diğer kişilerde OOF açar ise onlarda otomatik alıcıya gideceği için bu yöntemde tavsiye edilmemektedir.

Ben ise daha farklı bir yöntem kullanıyorum. Mevcut dağıtım grubunu silip bunun yerine bir shared mailbox oluşturuyorum.

Öncelikle mevcut grubu sileceğimiz için iç mesajlaşmada kullanılan LegacyDN kaydını yedekleyip yeni oluşturacağımız ortak posta kutusuna eklemek için yedekliyorum.

Get-DistributionGroup “inf@cozumpark.com” | Select LegacyExchangeDN

Bunu not defterine not alabilirsiniz.

Bu arada public folder üzerinden yaparım diyen var ise aşağıdaki makalede yardımcı olabilir sizlere.

Daha sonra ise bu dağıtım grubunun üyelerini alalım

Get-DistributionGroupMember “info@cozumpark.com” -ResultSize Unlimited | Select alias | Export-CSV -Path “c:\komut\info.csv”

Şimdi dağıtım grubunu silelim.

Ardından shared mailbox açalım. Hesabı açarken mutlaka alt bölümden kendinize tam yetki veriniz.

Ayrıca makalenin başında info grubu üyelerini csv dosyasına almıştık, onları da yine tam yetkili ve send as gibi yetkiler ile donatalım. Bu konuda daha fazla bilgi için shared mailbox nedir, nasıl kullanılır konulu aşağıdaki makalemi inceleyebilirsiniz

Özetle info da mail alan ve mail gönderen kim var ise burada onlara hem okuma hem de mail gönderme yetkisi vermeniz gerekli. Yetkinin aktif olması maksimum 2 saat sürecektir.

Hemen ardından AD üzerinde ilgili posta kutusunun öz niteliklerinden LegacyDN kaydını tekrar ekleyelim.

Hesap disable olup normal bir durumdur.

Aşağıdaki gibi LegacyDN kaydını not aldığımız kayıt ile değiştiriyoruz.

/o=First Organization/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=infodff

Şimdi shared mailbox yani info@cozumpark.com için bir outlook profili oluşturalım.

Bunun için tek yapmanız gereken normal bir outlook profili oluşturmak, mail adresi olarak info@cozumpark.com yazıyorsunuz, ancak kimlik bilgisi sorulduğunda hatırlarsanız shared mailbox oluştururken kendi hesabınıza full yetki vermiştiniz kendi hesabınız ile oturum açmanız yeterli.

Şimdi ise ister OOF mesajı isterseniz aşağıdaki gibi bir şablon üzerinden gelen her mesaj için otomatik yanıtlama seçeneği seçebilirsiniz.

Outlook üzerinde ise

Umarım faydalı bir yazı olmuştur. Sorularınız için ÇözümPark forumlarını kullanabilirsiniz.