Exchange Server üzerinde ortak bir klasör açarak ( public folder ) bunun üzerinde toplantı odaları için ajanda formatını seçebiliriz. Bu sayede ortak kullanımda olan toplantı odaları için rahatlıkla çalışanların rezervasyon yapmasını sağlayabiliriz. Tabiki bu yetkiler dahilinde yapılan bir çalışma olduğu için sadece yetkisi olan kişiler bu ortak toplantı odası için rezervasyon yapabilirler. Aslında Exchange Server 2007 ile beraer room mailbox kavramını kullanabilirsiniz benzer bir senaryo için.
Gelelim bu kullanım sırasında yaşayabileceğiniz bir soruna. Eğer bir kullanıcı ortak klasör üzerinde yeni randevu isteği oluşturur ve buna bir kaç davetli ekleyip gönder derse aşağıdaki gibi bir uyarı ile karşı karşıya kalabilir
Bu toplantı bu hesabın Takvim klasöründe yok. Bu toplantıya verilen yanıtlar kaydedilmeyecek. ( Responses to this meeting request will not be tallied because this meeting is not in your main calendar )
Aslında bu gayet normal bir durumdur çünkü bu ortak bir klasör. Ancak yinede buna karşı gelen mesajlara ulaşmak istiyorsanız eğer bu durumda aşağıdaki gibi bu ortak klasör için Klasör yardımcısını ( Folder Assistant ) kullanarak bir kural oluşturabilirsiniz.
Kuralın çalıştığını ise toplantı isteğinin cevabının bana gelmesi ile anlamış oluyoruz
