Kanunlar gereği kurumlar pek çok verisini arşivlemek zorundadır. Bu verilerin içerisinde mail sistemleri üzerindeki mesajlarda yer almaktadır. Bu sayede olası sorunlarda veya mahkeme durumlarında bu mesajların arşivden çıkarılması ve gösterilmesi gerekmektedir. Bu nedenle pek çok mail sistemi gelen giden tüm mesajların bir kopyasını arşiv posta kutusunda saklamaktadır. Bu posta kutusu gelen giden tüm mesajları kurum politikasına göre saklamaktadır. Veya bu iş için özel olarak yazılmış arşiv yazılımları kullanılır ( Symantec EV ).
Veya siz Exchange 2010 ile gelen Legal Hold özelliği sayesinde bir policy hazırlıyorsunuz ve maillerin asla silinmemesini ( kullanıcı aslında siliyor ama sistem arka tarafta bunları saklıyor ) veya 5 yıl boyunca saklanmasını seçiyor ve daha sonra bu policy yi tüm kullanıcılara veya istediğiniz kullanıcılara bağlayabiliyorsunuz.
