Exchange 2003 Üzerinde Posta Kutusu Ortak Kullanımı
Exchange Server kurulu şirket ortamında , her kullanıcıya ait bir posta kutusu bulunmaktadır . Bu posta kutuları kullanıcıların kendi erişimleri için düzenlenmiş ve bir başka kullanıcının bu posta kutularına erişimi de yasaklanmıştır . Ancak şirket ortamında ortak kullanımın olması gereken durumlarda bir posta kutusunu birden çok kişinin kullanması gerekebilmektedir veya bir başka örnek olarak pazarlama departmanında çalışan bir ekibin tatildeki üyelerinin yerine diğer ekip çalışanları gelen siparişleri almalı ve müşterilere gerekirse bu posta kutusu üzerinden cevap vermelidir . Bende bu makalemde Exchange 2003 kurulu olan şirket yapılarında ortak posta kullanımının detaylarını anlatacağım .
Exchange Server kurulduktan sorna gerek var olan kullanıcılara gerek ise yeni açılacak olan her kullanıcıya bir posta kutusu istenmesi halinde açılmaktadır . Bu açılan posta kutularının kullanım hakları tamamen ilgili kullanıcılara aittir. Amacımız ise bu kullanımın ortak bir hal almasıdır. Öncelikle standart olan uygulamayı görelim . Yani birbirinden farklı iki kullanıcının izin verilmediği sürece birbirlerinin posta kutularını göremeyeceklerini ;
Hakan ve Serkan isminde iki adet kullanıcımız bulunmaktadır . Bu her ikisinin de posta kutuları açıktır.
Hakan kullanıcısı kendi oturumunda Outlook programını açıyor ve Serkan in gelen kutusunu görmek üzere “Open Other Folder” seçeneğinden serkan’ ın posta kutusunu açmaya çalışıyor .
Ancak yetkisinin olmadığını belirten bir uyarı alıyor ve bu isteğini sistem yöneticisine bildiriyor . Sistem yöneticisi eğer birim amirinin de iznini almış ise gerekli değişiklikler ile bu talep e cevap verebilmektedir .Yapılması gereken , Serkan kullanıcısının posta kutusu için hakan kullanıcısına izin vermektir. Bunun için Active Directory üzerinde Serkan kullanıcısı bulunur ve özellikler penceresi açılır
Exchange Advanced sekmesinde “Mailbox Rights” butonuna basılır.
BU posta kutusu üzerinde yetkili olan kullanıcı ve gruplar yukarıdaki gibidir , Yukarıdan miras olarak gelen bir “deny” da bulunmaktadır. Buraya hakan kullanıcısı da eklenir.
Hakan kullanıcısına istediğimiz hakları verebiliriz, ben gelen talep doğrultusunda full hak vereceğim .
Daha sonra hakan kullanıcısı na bilgi veriyoruz ve hakan kullanıcısı kendi oturumunda açtığı Outlook ta yine “Open Other Folder” seçeneğinden serkan’ ın posta kutusunu açmaya çalışıyor ve bu kez başarılı oluyor . Kendisine gerekli yetkiler verildiği için artık Serkan kullanıcısının gelen kutusunu görebiliyor .
Bir sonraki aşamada ise hakan Serkan ın posta kutsundaki yetkilerini zorlayarak onun adına mail göndermeye çalışıyor . Evet biz hakan a mailbox yani posta kutusu için full yetki vermiştik , ancak bu yetki posta kutsunu görmek , değişiklik yapmak veya silmek için kullanılır , Serkan ın adına yani bir başkası adına mail almak veya göndermek için ayrıca bu kişi yetkilendirilmelidir. Hakan Serkan ın adına mail göndermek ister ve bunu şu anda sahip olduğu yetki ile yapmaya kalkar ise aşağıdaki gibi bir hata mail i ile uyarılacaktır.
Burada yetkimizin olmadığı bize belirtilmektedir. Peki hakan kullanıcısı Serkan kullanıcınsın üzerinde hem posta kutsu hakkı hem de onun adına mail almak ve göndermek istiyor sa ne yapmalıyız ?
Bunun için öncelikle Serkan kullanıcısı için mail göndermek ve almak için “send as “ “receive as” izinlerini active directory üzerinden vereceğiz .
Eğer Active Directory üzerinde kullanıcının security sekmesini göremiyorsanız “view – advanced features” seçeneğini seçin . Burada “hakan” kullanıcısı için izin vermeliyiz.
Hakan kullanıcısına vereceğimiz izin ise “Receive as” ve “Send as” olacaktır. BU sayede bu kullanıcı adına mail alacak ve mail gönderecektir. Bu değişiklikten sonra mail göndermeyi deneyebiliriz. Ama sorun çıkarsa Exchange servislerini bir kez restart etmenizi öneririm .
Evet bu izinden sonra artık Serkan adına hakan kullanıcısı mail gönderebilmektedir.
Şirket ortamında sizden istenecek bir diğer durum ise birden çok kullanıcının posta kutusunun bir Outlook ta toplanması olacaktır . Bildiğimiz gibi Outlook aynı anda sadece bir Exchange hesabı bağlayabiliyor , oysaki bize gelen istek Outlook ta birden çok mail hesabını yani posta kutusunu aynı anda görmek ve yönetmek isteniyor . Bunun için aslında temel olan izinleri vermiş bulunuyoruz . Bu izinler doğrultusunda tek yapmamız gereken Outlook ta bunun için gerekli ayarı yapmak olacaktır . Bunun için denetim masasından “Mail – Posta” öğesine tıklıyoruz.
“E-mail Accounts” butonuna tıklıyoruz
Hesabımızı seçerek “Change” butonuna basıyoruz.
BU menüde ise “More Settings”
Advanced seçeneğini seçiyoruz ve eklemek istediğimiz post kutularının adını yazıyoruz. ( buraya yazılacak ad ya kullanıcının logon name i veya posta kutusu görünür isimdir , posta kutusu isimlerine ESM ara yüzünden Server altındaki Mailbox kısmında erişebilirsiniz )
Ve hakan kullanıcısı Outlook unu açtığında her iki kullanıcının da posta kutularını görmekte ve yönetebilmektedir.
Makalenin kısa bir özetini yapmak gerekir ise ; bir kullanıcının posta kutusunu görmek istiyor isek sadece AD üzerinde “Exchange Advanced “ Sekmesinden “Mailbox Rights” kısmından yetki vermekte yeterlidir . Posta kutularının görmenin yanında birde onların adına mail göndermek istiyorsanız o zaman yapmanız gereken AD üzerinde kullanıcının “Security” sekmesinden “Send as” ve “Receive as” izinlerini vermeniz yeterlidir .
Unutmayın ki bu şirketlerde bu eylemler bahsi geçen kullanıcıların bilgileri ışığında yapılmalıdır , çünkü bu özlük bilgilerine erişimdir .
