Outlook Conversation Clean Up Özelliği


Günümüzün vazgeçilmez İletişim araçlarının başında
e-posta gelmektedir. Gerek bireysel gerekse Kurumsal İletişim için çok önemli
bir yeri olan e-posta için ne yazık ki en büyük problem sürekli büyüyen posta
kutularının yönetilemiyor olmasıdır.

Özellikle bizim gibi danışman veya sistem yöneticileri
için 10GB, 20GB, 30GB veya üstü posta kutusu olan kullanıcılar favorilerimizdir.
Kendilerine sorduklarında tabiki tüm verinin önemli olduğunu ve silinemeyeceğini
söylerler. Hali hazırda zaten kurumsal müşterilerde Litigation hold adı altında
tabi olduğu kanun, tüzük, regülasyon veya sahip olduğu sertifikasyon ya da en
kötü şirketin kurumsal politikası gereği tüm maillerin bir kopyasını saklar.
Ancak bir yandan da kullanıcıların sık kullandığı posta kutularının küçültülmesi
istenmektedir.

Mail arşivleme başta olmak üzere pek çok alternatif
olmasına karşın büyüyen verilere karşı arama, saklama, taşıma sorunları hala
devam etmektedir.

Bulut bilişim ile aslında bu konuda büyük veri
merkezlerinin kurumsal müşterilere de artık hizmet etmesi nedeni ile 100GB gibi
bir posta kutusunun bile sorunsuz kullanılabildiğini görüyoruz.

Ancak veri boyutu ya da saklama boyutu ne olur ise
olsun, nerede saklanır ise saklansın en büyük sorun item yani posta kutusu
içerisindeki öğe, mail sayısının artmasıdır. Bu nedenle Microsoft güzel bir
özellik geliştirmiş. “Conversation Clean Up” olarak isimlendirilen bu özellik
temel olarak bir birinin aynısı olan maillerin silinmesi ile posta kutusu
içerisinde daha az öğe tutmaya yarıyor.

Peki tam olarak nasıl çalışıyor?

Öncelikle “conversation” nedir ona bir
bakalım?

Aynı mail başlığı içeren mailleri eğer outlook
görünümlerinden ayarlarsanız tek bir konuşma şeklinde gruplanmış olarak
saklar;

clip_image002

Bu kutucuk işaretli ise eğer bu durumda aynı başlığı
içeren mailleri aşağıdaki gibi gruplanmış olarak görebilirsiniz;

clip_image004

Yukarıda basit bir örneği yer alıyor;

Burada ben ve Webcast verecek değerli bir meslektaşım
konuyu geliştiriyoruz, ancak gördüğünüz gibi 7 tane mail var burada ve bu yeni
özelliğin amacı en son güncel maili tutup geriye kalan maillerin silinmesi
olarak özetlenebilir.

Aslında bu konuda son derece anlaşılır bir video var
bunu izlemenizi tavsiye ederim;

https://www.microsoft.com/en-us/videoplayer/embed/RWfztn?pid=ocpVideo0-innerdiv-oneplayer&postJsllMsg=true&maskLevel=20&market=en-us

Peki nasıl çalışıyor?

Home tabında, delete grubunda Clean Up bölümüne
tıklıyoruz;

clip_image006

Karşımıza 3 tane seçenek çıkıyor

Clean Up Conversation

Seçili olan mailler için temizleme yapar.

Clean Up Folder

Seçili klasördeki tüm redundant maillerin silinmesini
sağlar.

Clean Up Folder & Subfolders

Seçili klasör ve alt klasörlerdeki redundant tüm
maillerin silinmesini sağlar.

Eğer bu özellik için yapılandırma ayarlarını kontrol
etmek istiyorsanız aşağıdaki yolu izleyebilirsiniz;

File-Options-Mail altında Conversation Clean Up
bölümüne geliyoruz;

clip_image008

Bu Bölüm temizleme işlemi için bir takım harici
durumları tanımlamanıza yardımcı olur.

Örneğin silinen mailler normalde Deleted items olarak
bildiğimiz varsayılan silinmiş maillerin tutulduğu klasöre koyulurken siz bunu
değiştirebilirsiniz.

Veya okumadığınız maillerin silinmemesini
isteyebilirsiniz. Ya da varsayılan olarak işaretli olan ve bence de çok önemli
olan işaretlenmiş maillerin yine benzer şekilde taşınmasını
engelleyebilirsiniz. Buradaki seçenekler bence son derece yeterli.

Evet amacım özellikle büyük posta kutusu olan
kullanıcılarınız için arşivleme seçeneği dışında kullanabileceğiniz alternatif
bir yöntemi paylaşmaktadır. Umarım faydalı bir makale olmuştur. Bir sonraki
makalemde görüşmek üzere.

Kaynak

http://www.cozumpark.com/blogs/ofis/archive/2019/01/06/outlook-conversation-clean-up-zelli-i.aspx