Genelde kalite belgeleri yönetimi konusunda sektörde çok fazla program bulunmaktadır. Danışmanlık verdiğim firmalarda 6 Sigma, Kaizen, ISO , Sürekli İyileştirme, Yalın yönetim ve benzeri bir çok model uygulanmakta. Bunlara yönelik kullanılan araçların hepsi çeşit çeşit olmakta ve buda bir anlamda yalın yönetime ters düşmektedir. Genelde büyük çaptaki işletmelerde uygulanılan bu sistemler artık daha küçük segmentteki firmalar içinde bu sistemlerin kullanımının gerekli olduğunu hissettirmektedir. İşletmeler artık tüm iş süreçlerini, belgelerini ve uygulamalarını tek bir noktadan yöneterek kurumsal iletişimi sağlamaya başladırlar. Bu noktada bu altyapının hepsini üzerinde barındırabilecek Sharepoint 2010, şirketler için kurumsal iletişimi sağlamaktadır.
Bu makalede 5 adımda bir kalite belgelerinin Sharepoint 2010 ile nasıl yönetildiği konusunda örnek bir çalışma yapacağız.
1. Sharepoint 2010 sistemimize giriyoruz. Site Actions menüsü içersinden New Document Library seçeneğini seçiyoruz.
2. Name bölümüne kalite kütüphanemizin ismini yazıyoruz.Description bölümüne belge kütüphanesinin tanımını yazabiliriz.Navigation seçeneği sol taraftaki menüde belge kütüphanemizin kısayolunu oluşturup oluşturmayacağını soruyor. Yes seçeneğini seçiyoruz.Document Version Histroy bölümünde belge kütüphanemizde versiyonlama yapmak istiyormusunuz diye soruyor. Yes seçeneğini seçiyoruz.Document template bölümünde dosyalarımızın hangi formatta olacağını soruyor. Burda tüm ofis dokuman tiplerini tek olarak seçebiliriz veya none dersek her türlü belgeyi atabiliriz. (İçersine PDF belgelerimizide atacağımızı düşünüyorum).
3. Şu an doküman kütüphanemiz hazır. Şimdi ayarları yapmaya başlayalım. Üst menüde Library Tools menüsünden library tabını seçiyoruz. Burdan Library Setting bölümüne giriyoruz. Version Settings linkine giriyoruz.
4. Versioning Settings bölümünde Content Approval seçeneği ile yayınlanacak belgeler için ilgili müdürden onay istenip istenmeyeceğini soruyor. Biz kalite müdüründen onay isteyeceğimiz için evet i seçiyoruz. Document Version History bölümünde versiyonlamanın minor ve major versiyonlarının tutulup tutulmayacağı ve kaç versiyon tutulacağını buradan seçiyoruz. Draft Item Security de taslak dokumanların kimlerin tarafından okunacağını seçiyoruz. Biz dokumanı oluşturan ve onaylacak kişilerin görmesini istediğimizi bildiriyoruz. Require check out bölümünde düzenlenecek dokumanın ilgili kişi tarafından check-out edilmesini sağlıyoruz. Bu sayede başkaları dokuman üzerinde değişiklik yapamayacak.
5. Şu an dokuman sistemimiz hazır. Aşağıdaki resimde gördüğünüz gibi. Onay durumu, Versiyonlaması, Düzenleyen kişi ve tarihini görebiliyoruz.
Kalite belgemizi daha geliştirmek mümkün tabiî ki. Bundan sonraki adımlar kullanıcılara kütüphanede yetki vermek ve Onaylayan kişileri tanımlamamız gerekmektedir. Bununla beraber dokuman kütüphanemizde 3-4 adımlı iş akışları tanımlayabilir, Belge güvenliğini IRM ile sağlayabilir, Kalite belgeleri için içerik tipleri oluşturabilir (Örneğin Word içinde hazır belge şablonu kullanmak) , Arşivleme yaptırabilir ve her belge için barkod üretebiliriz.
Aslında gördüğünüz gibi 5 adımda bir kalite belgelerini yönetebilir hale geliyoruz. Bunu çok daha geliştirmek ve profesyone hale getirmek mümkün. Sistemin en güzel özelliği geliştirmesinin basit olması ve kullanıcı isteklerine tam cevap vermesi. Bu dokuman kütüphanesini aynı zamanda MS Outlook ve cep telefonlarından da kullanılır hale getirdik.
Önümüzdeki makalede 3-4 adımlı bir onay mekanizması oluşturup , kullanıcılar içinde yeni görünümler oluşturacağız.
Emre BALCI
Kıdemli Danışman / Senior Consultant
emre.balci@bizparkyazilim.com
Bizpark Business Solutions
www.bizparkyazilim.com
