Microsoft Exchange PST Capture Tool – Bölüm1

 

image001

Microsoft tarafından ücretsiz olarak bizlere sunulan bu araç sayesinde, biz sistem yöneticileri network üzerinden PST dosyalarını bulup istediğimiz kullanıcıların asıl posta kutularına veya arşiv posta kutularına bu PST içeriğini merkezi olarak import edebiliyoruz. Uzun süredir beklediğimiz bir araç olan PST Capture aslında farklı 3 parti yazılım üreticilerinin bazı ürünlerinde sunulmaktaydı. Ancak bu ürünlerin hem pahalı hem de kurulum – konfigürasyonunun zor olması ve en önemlisi asıl amaçlarının PST import olmaması işlerimizi zorlaştırmaktaydı.

Bu yazıyı okuyan bazı sistem yöneticilerinin aklına “neden PST dosyalarını import edeyim” sorusu gelebilir.

Aslında bu biraz yönettiğiniz yapılar ile ilgili bir durumdur. Kurumsal yapılarda tüm verilerin merkezi bir yerde saklanması, merkezi olarak yedeklenmesi ve bazı kanuni durumlar nedeni ile ( Legal Hold ) arşivlenmesi gerekmektedir. Ancak kobi tarzındaki küçük işletmelerde genel olarak mailler bu kadar önemli değildir ve pek çok kez Legal Hold vb arşivleme gereksinimlerini yerine getirmezler. Hatta sunucu üzerine alacakları disklerin pahalı olması veya bir Storage sahibi olmadıkları için mailleri Exchange Server diskleri üzerinde tutmak yerine kullanıcıların yerel disklerinde PST olarak tutmayı bilinçli bir şekilde tercih ederler.

Bu aracın aslında amacı böyle bir mimari ile kurulmuş ancak sonrasında kurumsal bir yönetime geçiş yapan sistemlerde aktif rol almaktır. Çünkü zaten yapısı oturmuş büyük firmalarda bırakın PST de dosya tutmayı kullanıcıların PST oluşturmaları bile yasaktır ( GPO ile bu yasaklanmıştır ). Doğal olarak tüm maillerin Exchange Server ve buradan da arşiv sistemlerinde tutulduğu bu yapılarda çok aktif rol alması beklenmez. Ancak başka bir MTA’ dan Exchange Server’ a geçişlerde veya mevcut yapısındaki PST leri temizleyerek merkezi bir sistem kurmak isteyen yöneticiler için çok yararlı bir araçtır.

Gelelim makalenin teknik kısmına. Öncelikle kurulum ile başlayacağız ve sonrasında PST import işlemlerine değineceğim.

Kurulum için aşağıdaki kurulum dosyalarını ediniyoruz

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=28767

Burada görüldüğü gibi 3 kurulum dosyası bulunmaktadır.

PSTCapture.msi

PSTCaptureAgent.msi

PSTCaptureAgent_x86.msi

Kurulum dosyalarını indiriyoruz ancam kuruluma başlamadan önce size mimari hakkında bilgi vermek istiyorum.

PST Capture aracı aşağıdaki 3 temel bileşenden oluşmaktadır;

PST Capture Central Service

Bu Servis PST Capture aracının kalbidir. Bu servis sayesinde network üzerinde bulduğunu PST dosyalarının listeleri tutulur ve yine bu PST dosyalarının Exchange Server veya Exchange Online üzerine import edilmesini sağlar.

PST Capture Agent

Organizasyonunuz içerisindeki bilgisayarlara yüklenen küçük bir servistir. Bu servis sayesinde merkezi konsoldan tarama işlemi yapılabilmektedir. Bu tarama sonrasında konsol üzerinden import işleminin başlaması için PST dosyasını gönderme sürecini üstlenir.

PST Capture Console

Bu arayüz sayesinde merkezi olarak arama işlemleri, hedef mailbox belirleme, import işlemleri ve bunların durumu hakkında bilgi alabiliriz. Ayrıca yine bu konsol sayesinde Agent yüklemeden network attached storage (NAS) üzerindeki PST dosyalarıda import edilebilmektedir.

Burada size en önemli tavsiyem bu aracı ayrı bir sunucuya kurmanızdır. Yani PST import sunucusu gibi düşünebilirsiniz ve konsolu bu sunucu üzerine kurunuz. Eğer imkanınız yok ise tabiki diğer sunucu rolleri ile aynı sunucuda çalışabilir. Ancak burada önemli olan PST import etmek için bu bilgisayarda mutlaka Outlook programı (64bit ve 2010 sürümü ) kurulu olması gerekmektedir. Bu nedenle Exchange Server üzerine kurulmasını tavsiye etmiyoruz.

Organizasyonunuzdaki bilgisayarlara yüklemiş olduğunuz Agent’ lar her dakikada bir Central Service yani merkezi konsolun ve servisin yüklü olduğu sunucuya giderek bir değişiklik olup olmadığını kontrol eder. Eğer bir PST import işlemi var ise bunu alıp süreci başlatır ve bu bilgiyide yine Central Service yüklü bilgisayara gönderir.

Bu yoklama süresi ( polling ) sizin için çok kısa gelebilir ve bu durum için isterseniz bu değeri değiştirebilirsiniz. ( makalemin ikinci bölümünde ayarları detaylı incelerken göreceksiniz )

Yine konumuz network kullanımına gelmişken bir bilgi daha paylaşmak istiyorum. PST import işlemi sırasında PST dosyası istemci makinesinden Central Service barındıran host makinesine gönderilmektedir. Yani istemcilerden merkezi olarak konumlandırdığınız bu host makinesine alınmaktadır. Bundan sonra ise iki ayrı hedefimiz olabilir. Eğer import ettiğimiz PST için hedef gösterdiğimiz mailbox yerleşik exchange sunucularımızda ise bu istek CAS üzerinden gönderilirken, Cloud bazlı yani Exchange Online üzerindeki bir mailbox seçilmişse bu durumda bizim host makinemiz direk cloud sistemlerine bu datayı göndermektedir.

Şimdi gelelim kuruluma.

Öncelikle bu aracın sadece Exchange 2010, Office 365 ve Exchange BPOS desteklediğini belirtmek isterim. Bunu dışındaki Exchange sürümlerine destek vermemektedir.

Kurulum için merkezi servisin kurulacağı makinede mutlaka 64bit Outlook 2010 olmalı ve tabiki .net 3.5 yüklü olmalıdır.

Merkezi servis ve yönetim konsolunu kurmadan önce bize bir servis hesabı ve tabiki bu servis hesabı için bir takım izinler gerekmektedir.

Yapacağınız işlemler ve gereksinimlerini aşağıdaki tabloda bulabilirsiniz. Bu nedenle kurulumdan önce mevcut yetkili bir hesabı kullanmanız veya aşağıdaki gereksinimleri yerine getirecek yeni bir servis hesabı açmanız gerekmektedir.

PST import işlemi için hedef olarak office 365 posta kutularını göstermeniz halinde.

Konsol üzerinde ayarlar bölümünde “Online Connection Settings” sekmesinde Office 365 için yetkili bir kullanıcı (Organization Management role ) tanımı yapmanız gerekmektedir.

PST import işlemi için hedef olarak Exchange Online (BPOS) posta kutularını göstermeniz halinde.

Konsol üzerinde ayarlar bölümünde “Online Connection Settings” sekmesinde Office 365 için yetkili bir kullanıcı (Exchange Online administrator ) tanımı yapmanız gerekmektedir.

PST import işlemi için hedef olarak yerleşik exchange server (on-premises ) posta kutularını göstermeniz halinde.

PST Capture Central Service için kullandığınız bu hesap mutlaka “mailbox-enabled” olmalıdır.

Exchange Server tarafında ise “Public Folder Management role” yetkisine sahip olmalıdır.

Importing PSTs to archive mailboxes in your on-premises organization

PST Capture Central Service için kullandığınız bu hesap mutlaka “mailbox-enabled” olmalıdır.

Exchange Server tarafında ise “Organization Management role” yetkisine sahip olmalıdır.

 

Yetkilendirme kısmını tamamladıktan sonra merkezi yönetim konsolunu kuralım.

Son derece basit bir kurulumda tek detay aslında yukarıda bahsettiğimiz servis hesabını atamaktır.

image002

Yetkili bir servis hesap bilgisi verdikten sonra kurulumu tamamlıyoruz.

Kurulum ardından start menüsünde programı görebiliyoruz

image003

Bu kurulumdan hemen sonra agent kurulumunu yapıyoruz. Agent kurulumu için SCCM veya GPO kullanabilirsiniz.

Ben elle bir kurulum yapıyorum. Benzer şekilde kurulumda teknik bir detay yok. Sadece Central Service makinesinin ismini yazmanız yeterli

image004

image005

image006

image007

Server bölümüne Central Service yüklü olan bilgisayarın ismini yazıyoruz. Tabiki ilgili portun firewall tarafında açık olduğuna emin olun ( normal şartlarda domain ortamında firewall şirket içi kapalıdır ).

Agent kurulumu tamamlandıktan sonra Servislerin bulunduğu konsolu açtığımız zaman

“Microsoft Exchange PST Capture Agent Service” isimli servisini görebiliyoruz.

image008

Evet yüklemeleri bitirdiğimize göre artık arama işlemine başlayabiliriz

Merkezi yönetim konsolumuzu açıyoruz

image009

Konsol ilk açıldığında arama ve import işlemleri için iki ana seçenek sunmaktadır. Biz ilk olarak arama işlemini gerçekleştireceğiz. Bu nedenle “New PST Search” bölümüne tıklıyoruz

Aşağıdaki gibi bir sihirbaz karşımıza çıkmaktadır.

image010

Bu arayüz sayesinde arama yapmak istediğimiz makineyi sağ üst köşedeki arama bölümünden bulabileceğimiz gibi tüm domain veya belirli bir OU altındaki bilgisayarları seçebiliriz.

Örneğin ben aşağıdaki gibi bir OU seçip içerisindeki makine üzerinde arama yaptırabilirim

image011

Ancak burada bir konuya dikkatinizi çekmek istiyorum. Bilgisayar ikonuna bakacak olursanız kırmızı bir monitör resmi göreceksiniz. Bunun anlamı, ilgili bilgisayar üzerinde yüklü bir agent olmadığıdır.

Bende agent yüklediğim bilgisayarı buluyor ve seçiyorum

image012

BU OU altında sadece bir makinede bu agent yüklü olduğunu görüyorum ve bunu seçiyorum, ardından “Next” diyerek ilerliyorum

image013

Bu bölümde ise agent yüklü olan bilgisayarda PST dosyalarını nerede arayacağımızı seçiyoruz. İlk bölümde network ve harici sürücüler hariç tüm internal sürücülerde arama yapacak şekilde bir seçim yapıyoruz. İsterseniz bu süreci kısaltmak adına “These locations ( e.g. c: ; d:\myPSTs)” bölümünü seçerek örneklerde olduğu gibi sürüc veya yol belirtebiliyoruz. Veya local değil sadece çıkarılabilir medyaları taramak istiyorsak “None” diyerek bu bölümü geçebiliriz. Tabiki hemen altındaki “All removeable drivers” bölümü seçili olmalı.

Alt bölümde ise hangi dosyaların taramada görmezden gelineceğini seçebiliyoruz. Ayrıca yine bu bölümde sürücü veya yol belirterek o bölümlerin aranmamasını sağlayabiliriz.

Bu seçimleride yapıp next diyerek ilerliyoruz

image014

Taramayı zamanlayabiliyoruz

image015

Tarama işlemine açıklayıcı bir isim veriyoruz ve sonunda karşımıza aşağıdaki gibi bir ekran çıkıyor.

image016

Burada 1 makine için henüz arama yapılmamış bir ekran görüyoruz. Aramayı başlatmak için sağ üst köşedeki “Search All Now” diyerek arama başlatabileceğimiz gibi birden çok makine olması halinde ve tek tek arama yapmak istersek bu bilgisayar üzerine sağ tıklayarak arama başlatabiliriz

image017

Arama sonuçları ise aşağıdaki şekilde görülmektedir

image018

Örneğin benim bilgisayarımda 10 adet PST bulduk ve istediğimiz PST yi import edebiliyoruz

image019

İmport bölümünde iki seçenek bulunmaktadır. Online veya OnPrem yani yerleşik Exchange organizasyonu. Ben yerleşik Exchange organizasyonunu seçiyorum. Burada eğer online bir import yapmak istiyorsanız öncelikle bu araç üzerinde “Tools – Settings” altındaki aşağıdaki tanımlamaları yapmanız gerekmektedir.

image020

Biz local exchange server ile devam ediyoruz. İmport seçeneğini seçtikten sonra durum aşağıdaki gibidir

image021

Artık import işlemine hazırız ve yine benzer bir şekilde ister tek bir bilgisayar üzerinden ister birden çok olması durumunda sağ üst köşedeki buton yardımı ile import işlemini yapabiliriz. Ancak bundan önce hedef bir mailbox seçmemiz gerekmektedir.

Bunun için import edilecek pst dosyasının satırında sağ taraftaki “Set mailbox” linkine tıklıyoruz ve istediğimiz bir kullanıcı mailbox’ ını seçiyoruz

image022

Ardından “import all now” tıklayarak süreci başlatıyoruz.

image023

Yukarıdaki gibi sorunsuz bir şekilde PST dosyasını hedef posta kutsunu aldık.

Sonucu outlook programından görebilirsiniz

image024

Bu sayede PST import işlemini tamamlamış olduk.

Makalemin ikinci bölümünde ise PST import aracının özellikleri ve NAS üzerinden PST import süreçlerini paylaşacağım.

Bence çok başarılı çalışan bir araç. Tabiki uygulamada sorunlar yaşayabilirsiniz, ben şirket ortamında test ettim ve gayet güzel çalışıyor, ancak gerek kurulum gerek kullanım noktasında sorunlar yaşamanız halinde makalelerimizin alt bölümünde yorumlar yerine forum sayfasına sorularınızı sorabilirsiniz.